Nos missions

Le métier d’archiviste, souvent confondu avec celui de bibliothécaire ou de documentaliste, reste méconnu et souffre de nombreux clichés. L’archiviste est encore aujourd’hui présenté dans les livres ou les séries comme un travailleur de l’ombre, enfermé dans son dépôt au milieu de centaines de boîtes poussiéreuses qu’il garde jalousement.
Or, il n’en est rien ! Pour collecter et transmettre le patrimoine archivistique, l’archiviste se doit d’être un communiquant. Ces missions sont nombreuses et en constante évolution face aux multiples enjeux liés à la dématérialisation des archives et à la communication numérique des documents.

L’activité du service s’articule autour de 6 missions : le conseil, la collecte, le classement, la conservation, la communication et la valorisation.      

Conseiller

Le service des Archives accompagne les services de la Ville dans la gestion, le partage et l’organisation des documents papier et numérique qu’ils produisent dans l’exercice de leurs missions. Des séances de formation permettent aux agents de dresser la liste des documents, d’établir leur importance juridique, leur durée d’utilité et leur intérêt historique.
Les Archives élaborent également pour le compte des services des plans de classement, des référentiels de conservation, des arborescences et des règles de nommage de fichiers numériques.
Ce travail de conseil et de formation permet d’organiser et de fixer les règles de description et de gestion des documents et des données, étape indispensable à leur collecte.

Collecter

Lorsqu'un service municipal n'a plus l'utilité quotidienne de ses dossiers, il les confie au service des Archives. Les archivistes conseillent les agents pour le conditionnement des dossiers et les accompagnent dans la rédaction d’un premier inventaire, appelé bordereau de versement. Après réception de celui-ci, est organisée la prise en charge physique des documents qui, après un contrôle sanitaire de leur état, sont rangés dans les magasins de conservation.
 

Les Archives de Valenciennes ont également développé une collecte d’archives privées, sous forme de don ou d'achat. Ces archives sont d'origines variées : elles proviennent de particuliers, d'associations, d'entreprises, d'hommes politiques, de cabinets d'architecte, d'artistes, etc. Ces documents complètent les fonds publics et offrent un autre regard, moins administratif, sur l'histoire valenciennoise.

Pour en savoir plus : voir la page "Transmettre ses archives"

Classer

L’opération de classement consiste à mettre en ordre intellectuellement et matériellement les documents d’archives afin de retrouver rapidement et facilement l’information. A l’issue de cette étape, certains documents, dépourvus d’intérêt historique sont éliminés. Ces éliminations représentent 50 à 60 % des documents collectés.
Les documents conservés sont organisés suivant un plan de classement, décrits et indexés dans une base de données. Les archives sont décrites selon des normes internationales permettant de retrouver les mêmes types de description dans l’ensemble des services d'archives.
Une fois classés et référencés, les documents sont mis à la disposition du public en salle de lecture.

Conserver

Le service des Archives dispose d’environ 3800 mètres linéaires de rayonnage dont 3 300 aujourd’hui occupés. Les formes et les supports physiques des documents sont très variés : parchemin, papier, photographies, tissus, sceaux en cire, etc. Tous ces documents sont fragiles et exigent de bonnes conditions de conservation matérielle et un environnement contrôlé (température, hygrométrie, luminosité).
Certains documents, très abimés, font l’objet d’une restauration afin de les consolider et leur rendre une solidité suffisante pour être de nouveau consultable par le public. Parallèlement, la numérisation et la mise en ligne des documents permettent de limiter la manipulation des originaux évitant ainsi une dégradation trop rapide.

Communiquer

Si elles ne sont pas communiquées et accessibles, les archives n’ont aucun intérêt à être conservées. Dans le respect des délais de communicabilité, tout individu peut consulter gratuitement les archives pour une recherche historique ou généalogique mais aussi pour faire valoir un droit.

La communication peut se faire sur place, dans la salle de lecture, ou en ligne via la rubrique "Archives en ligne"

Valoriser

Le service des Archives propose également des évènements afin de faire découvrir au plus grand nombre les richesses des archives de Valenciennes : visites guidées, expositions, conférences, spectacles, etc.

Des activités pédagogiques à destination du public scolaire sont également régulièrement organisées.

Pour en savoir plus : voir la rubrique "Découvrir les archives"