1361 : Nicolas de Dury est nommé maître clerc de Valenciennes.

Chargé du bon fonctionnement de l’administration, il décide de centraliser les archives dans la maison échevinale et d’en dresser un inventaire. Avant lui, chaque clerc considérait ses archives comme des papiers privés et les emportait en quittant sa fonction. Nicole de Dury est ainsi considéré comme le premier archiviste de Valenciennes.
Durant le Moyen-Age et à l’Époque moderne, les archives sont conservées dans plusieurs pièces au sein de la maison échevinale : dans l’échoppe d'en bas, c’est-à-dire dans les caves..., et au grenier dans une « soupente sans air et presque sans lumière ».

1583 : François Cocquiau est nommé greffier à la greffe-d’en-bas, faisant notamment fonction d’archiviste.

Il entreprend alors l’inventaire des principaux titres conservés, « y employant des journées entières sans prendre [son] repas ».

1780 : Le premier inventaire complet des archives, commencé en 1730, est enfin achevé.

Les titres de la Ville sont désormais clairement ordonnés par thème et rangés dans 55 cartons cotés de A à CCC.

Chaque document est numéroté et décrit très précisément.

1790-1792 : Les saisies révolutionnaires remettent tout en cause.

Suite aux décrets de saisies des biens des communautés religieuses et des émigrés, les archives saisies dans le district sont entassées dans plusieurs salles de l’hôtel-de-ville dont le plancher manque de s’écrouler sous le poids des documents.

Les archives municipales sont alors désordonnées et mélangées avec les autres fonds. Le travail d’inventaire achevé 10 ans auparavant est à refaire complètement.

29 mai 1834 : Une commission chargée du classement des archives est créée.

Sont nommés membres : Aimé Leroy, bibliothécaire, Arthur Dinaux, homme de lettre et fondateur des Archives historiques et littéraires du Nord de la France et du midi de la Belgique et M. Deffaux, secrétaire de mairie. Ils sont rejoints en septembre 1834, par un éminent homme de lettres nouvellement installé à Valenciennes : Julien De Gaulle, grand-père du Général. Mais les travaux de classement, jugés trop fastidieux, n’avancent pas.

27 août 1851 : Une nouvelle commission des Archives est créée.

Sont nommés membres : Arthur Dinaux, Auguste Dubois, juge, messieurs Duchateaux et Regnart, avocats, M. Mabille, notaire et Jacques Mangeart, avocat et bibliothécaire. Le classement est confié à ce dernier, auteur de l’inventaire des manuscrits de la Bibliothèque municipale. Mais il démissionne en janvier 1854, découragé face à l’ampleur du travail. Il explique sa décision par cette lettre très explicite adressée au Maire :

« En un mot, et pour vous donner, M. le Maire une idée du désordre affreux qui caractérise l’état de nos archives, je ne puis le comparer qu’à ceci : prenez, dans l’imprimerie nationale de Paris, tous les caractères typographiques qui s’y trouvent (et il y en a de bien des sortes : types hébreux, grecs, arabes, chinois, romains, italiques, allemands etc., grandes et petites capitales, puis bas-de-casse dans chacune de ces langues), mettez le tout pêle-mêle dans une de ces roues ou cylindres qui servent aux tirages d’une loterie ; faites-lui faire quelques tours, et avec ces caractères ainsi mêlés, essayez de composer un volume. Eh bien, c’est là vraiment et sans exagération, l’état où j’ai trouvé nos archives, quand il me fut possible de les voir de près.
Ajoutez à cela que la majeure partie de ces pièces avait été entassée par force, et à coups de pied ou de massue […] Dans cet entassement sauvage, dans cet empilage barbare, bien des pièces, dont quelques-unes assez importantes ont été ou salies ou mutilées.
Je vous avoue qu’un affreux découragement s’est emparé de moi à cette vue. »

23 février 1854 : Consciente du problème de classement des archives, la Municipalité nomme Jules Lepreux, archiviste municipal.

Il s’agit du premier archiviste à part entière de Valenciennes. Il rédige l’inventaire des archives anciennes encore partiellement utilisé aujourd’hui. Il démissionne en 1858 suite à sa nomination comme secrétaire en chef de la mairie de Douai.

1er juillet 1861 : Henri Caffiaux, professeur de rhétorique au collège municipal, est nommé archiviste.

Né à Valenciennes le 15 octobre 1818 (il y mourra le 7 décembre 1897), Henri Caffiaux est licencié ès lettres en 1847 et docteur en 1861. On lui doit de très nombreuses études sur le Hainaut et l’histoire de Valenciennes. C’est un véritable historien et homme de lettres viscéralement attaché à sa ville natale.

Il consacre tous ses loisirs aux classements des archives anciennes de Valenciennes car il semble qu’à son arrivée, seulement 3 ans après le départ de Jules Lepreux, les archives sont déjà complètement désordonnées… Le travail de Caffiaux aux Archives est extrêmement bien documenté grâce au rapport trimestriel qu’il adresse au maire. Il note en détail l’avancée de son travail et précise même au détour d’un rapport qu’il confie la tâche ingrate de l’estampillage des documents à ses enfants !
Henri Caffiaux annonce son départ du poste d'archiviste et d'inspecteur de la bibliothèque le 19 août 1874 avec effet au 30 avril 1875.
Malheureusement, ce départ ne se fit pas sans amertume pour lui. Le 7 décembre 1875, alors que son remplacement se fait attendre, il écrit au Maire qui vient de lui adresser une lettre de remerciement :

« Je ne quitterai pas [les archives] sans vous avouer, Monsieur le maire, que la lettre que vous m’avez fait l’honneur de m’écrire […] à propos de ma démission, ne répond nullement aux exigences particulières de ma situation.
J’avais désiré une inscription aux procès-verbaux du Conseil pour les motifs suivants :
[…] « Mon travail à la bibliothèque et aux archives n’est pas de ces choses qui sautent aux yeux de tout le monde et surtout des gens incompétents. Je n’ai pour le prouver aujourd’hui que les remerciements écrits ou imprimés des savants auxquels j’ai été utile à la bibliothèque et les 5 500 bulletins de mon dépouillement aux archives. Je ne publie pas les premiers et les seconds vont dormir plus ou moins longtemps dans quelque carton des archives : des uns comme des autres, le public ne saura rien.
Votre lettre sans doute est pour moi précieuse mais elle est tout aussi inconnue. Elle n’est pas détachée d’un livre à souche, nul registre de correspondance n’en a conservé la trace. Elle ne prouve donc rien pour l’avenir. Si je la perdais, si un accident quelconque faisait disparaître mes 5 500 bulletins, on aurait le droit de dire en voyant le silence du Conseil, que je n’ai pas tenu ma promesse… »

Argumentaires d’un historien soucieux de laisser une trace et d’un archiviste conscient de l’ingratitude d’un métier de l’ombre.

1884 : Hippolyte Wattecamps, sous-bibliothécaire à la Bibliothèque municipale entreprend le classement des archives modernes.

Entre 1884 et 1890, il accomplit un travail considérable de mise en ordre et rédige un inventaire détaillé et complet. Mis à jour chronologiquement par ses successeurs, l’inventaire Wattecamps fait aujourd’hui encore référence pour beaucoup de séries et de sous-séries.

1890 : Maurice Hénault, sous-bibliothécaire à la Bibliothèque municipale depuis 1887, est nommé archiviste.

Il occupera ce poste pendant 45 ans, jusqu’en octobre 1935.

Lorsqu’il prend en charge les archives, Hénault s’attache à poursuivre le travail d’Henri Caffiaux et rédige des fiches analytiques sur les documents anciens encore à traiter. Il entreprend également le classement des archives d’autres communes telles que Condé-sur-l’Escaut, Anzin et Bavay. Chargé de la rédaction de l’inventaire du musée des Beaux-arts de Valenciennes, on lui doit de nombreux articles sur les richesses du musée, notamment la Tapisserie du Tournoi.
Mais Maurice Hénault est aujourd’hui plus connu pour ses travaux d’archéologue et son rôle de pionnier dans la méthode de fouilles. En 1906, il crée la Société des Amis du musée de Bavay. En 1908, il intervient à Famars et dans de très nombreux sites de la région comme la forêt de Mormal. Après la guerre, il crée la revue Pro-Nervia (1923) et concentre son travail sur Valenciennes et Bavay dont il est nommé directeur du musée en 1932 (poste qu’il occupera jusqu’en 1936).

Juin 1914 : Début des travaux de construction boulevard Beauneveu d’un bâtiment destiné à accueillir les Archives et les collections de la Bibliothèque municipale.

Ce projet ambitieux avait pour but de conserver ces documents précieux dans les meilleures conditions possibles et de permettre au public d’y accéder soit en salle de lecture ou par le biais d’expositions. La Première Guerre mondiale stoppe net ce projet.

Août 1914 : Maurice Hénault note dans son agenda : "Arrivée des Allemands. Congé forcé".

Entre le 25 août et le 4 septembre, les archives ont été fouillées et bouleversées, les tiroirs ou serrures des armoires forcées, de nombreux cartons ouverts, le contenu jonchant le sol, déchiré, souillé. »

Octobre-novembre 1914 : Sur ordre des autorités allemandes, les archives municipales sont évacuées de l’hôtel-de-ville et transférées au sous-sol du musée des Beaux-arts inauguré en 1909.

Les archives y resteront jusqu’en 1934, date de leur transfert à la Bibliothèque municipale.

Le 6 octobre 1918 : On décide de mettre les archives les plus précieuses à l’abri en les évacuant vers Bruxelles en péniche sur l’Escaut.

Les archives seront de retour en février 1919.

12 octobre 1933 : La Bibliothèque municipale, agrandie et modernisée, est inaugurée.

Les archives rejoignent le bâtiment l’année suivante. Désormais conservées dans de bonnes conditions, le destin des Archives municipales est étroitement lié à celui de la Bibliothèque.

Septembre 1934 : Paul Lefrancq est nommé conservateur de la Bibliothèque classée et des Archives municipales.

Né en 1904 à Angoulême, d’origine valenciennoise par son père, il obtient son diplôme d’archiviste-paléographe en 1927. Il est nommé archiviste du département d’Oran en 1928. Le classement de la Bibliothèque municipale de Valenciennes en 1932 et la création d’un poste de conservateur, lui permet d’être nommé en 1934 et de regagner la terre de ses ancêtres.
Il s’active alors à faire connaître les richesses du fonds de la Bibliothèque et à développer la lecture publique.

Mai 1940 : Les archives historiques échappent au grand incendie du centre-ville.

Contrairement aux manuscrits et incunables de la Bibliothèque, expédiés au château de Beaumanoir dans les Côtes d’Armor, la commission des Archives, présidée par Maurice Bauchond, a décidé de laisser les Archives sur place « rassemblées en paquets ligaturés […] placés au milieu d’une salle à la bibliothèque et […] recouverts de sacs de sable et de tôles ondulées ». Les documents de l’entre-deux guerres, conservés dans l’hôtel-de-ville ont malheureusement disparu lors de l’incendie. Cela explique les grandes lacunes dans les archives pour les années 1920-1930.

1982 : Michel Vangheluwe est nommé archiviste.

C’est le premier archiviste municipal à temps plein depuis Jules Lepreux en 1858… Il entreprend la reprise de l’inventaire des archives anciennes devenu obsolète et le reconditionnement des archives. Il développe également une offre culturelle avec l’organisation d’expositions, l’accueil de classes et l’animation d’ateliers de paléographie. Ce travail sera continué par William Maufroy, archiviste municipal de 1992 à 2006.

3 décembre 1994 : Après d’importants travaux d’extension et de modernisation, la Médiathèque et les Archives municipales rouvrent leurs portes.

Le public a désormais accès au sein de la salle du Patrimoine, ancien parloir du collège des jésuites, aux collections du fonds anciens de la Bibliothèque et aux archives. Cette salle peut accueillir 30 personnes pour la consultation des documents originaux et des microfilms.

Décembre 2008 : Le service fait l’acquisition du logiciel Thot qui permet d’informatiser la gestion des archives.

Commence alors un important travail de conversion des inventaires papier en notices informatiques répondant aux normes de description actuelles.

Septembre 2011 : Lancement de la première campagne de numérisation avec le soutien financier du Ministère de la Culture.

Le service fait numériser l’intégralité des recensements de population (1791-1926), mis en ligne l’année suivante. D’autres séries ont depuis été restaurées et numérisées telles que les recensements militaires, les délibérations du Conseil municipal et plus récemment les listes électorales politiques et professionnelles.

Avril 2019 : Réouverture de la Médiathèque et des Archives après des travaux de modernisation du bâtiment.

Le service s’adapte aux nouvelles habitudes de consultation liées au développement du numérique. La consultation des documents se fait désormais uniquement sur rendez-vous avec un accueil personnalisé.