Les archives de A à Z

A comme Analyse archivistique : conserver des archives n’a de sens que si elles sont accessibles par tous. Le travail de l’archiviste consiste à décrire le contenu informatif d’un document ou d’un ensemble de documents. L’analyse archivistique s’apparente donc à une "porte d’entrée" pour les lecteurs. Pour résumer : pas d’analyse archivistique, pas d’accès aux documents.

B comme Boîte : certains parlent de "carton", d’autres de "caisse". Peu importe son nom, cette unité matérielle de conservation se présente sous la forme d’une boîte rigide, de structure et de dimensions variables. Elle est destinée à contenir et à protéger les documents d’archives.

C comme Cycle de vie : au cours de leur existence, les archives traversent trois grandes périodes. D’abord l’âge courant durant lequel elles servent à la gestion quotidienne des affaires. Vient ensuite l’âge intermédiaire qui renvoie aux dossiers n’ayant plus d’usage courant mais qui sont conservés pour des nécessités de gestion et/ou impératifs juridiques. Seules les archives présentant un intérêt historique atteindront la dernière étape, l’âge historique ou définitif.

D comme Dématérialisation : bien plus qu’une simple mode, la dématérialisation est au cœur de l’amélioration de l’administration. Elle permet de faciliter l’accès aux informations et documents administratifs tout en offrant aux usagers la possibilité de réaliser une grande partie des démarches en ligne. La dématérialisation, c’est aussi une politique qui vise à réduire le papier mais rassurez-vous, ce monde sans papier ne sera pas pour demain.

E comme Estampillage : les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables, c’est-à-dire qu’elles ne peuvent pas être cédées ou vendues, et donc sortir du domaine public. L’estampillage permet ainsi d’attester la propriété d’un document en cas de vol. Il a également une fonction dissuasive en rendant difficile toute revente du document. C’est pour cette raison que le cachet est indélébile et placé à un endroit stratégique.

F comme Fantôme : conformément à l’imaginaire collectif, les dépôts d’archives accueillent bel et bien des fantômes. Sous la forme d’une fiche, ces derniers matérialisent, durant toute la durée de la consultation, l’emplacement physique d’un dossier ou d’une boîte d’archives emprunté par un service ou un lecteur.

G comme Généalogie : troisième passe-temps préféré derrière le bricolage et le jardinage, près de 10 millions de Français se passionnent pour la généalogie. Leur objectif ? Retrouver l’histoire de leurs familles, comprendre qui étaient vraiment leurs ancêtres, compléter leurs arbres généalogiques. Attention, jeu de piste hautement addictif !

H comme Hygrométrie : les archivistes jouent un rôle décisif dans la préservation des documents. Ils surveillent notamment l’hygrométrie, c’est-à-dire le taux d’humidité présent dans l’air, afin d’éviter tout risque d’apparition ou de prolifération de micro-organismes tels que les bactéries, les champignons et les moisissures.

I comme Incommunicabilité : par principe, les archives publiques sont librement communicables dès lors que celles-ci ne mettent pas en cause un intérêt protégé par la loi, qu’il s’agisse de celui des individus ou de celui de l’État. Ces délais de communicabilité peuvent varier de 25 à 120 ans.

Consultez les délais de communicabilité

J comme Jubilation : sentiment que ressent tout chercheur quand il trouve (voir aussi la lettre Y).

K comme Kilomètre linéaire (kml) : dans le milieu archivistique, le kilomètre linéaire désigne une unité de mesure qui correspond à la quantité des documents rangés en continu. Pour donner un ordre d’idée, un kilomètre linéaire représente approximativement la distance entre l’hôtel-de-ville et la gare de Valenciennes. Les Archives municipales de Valenciennes conservent près de 3,5 kml.

L comme Lecteurs : ce terme désigne l’ensemble des publics fréquentant de près ou de loin les Archives. Il peut aussi bien s’agir du lecteur assidu, qui consultent de manière physique en salle de lecture, que de l’internaute hyper-connecté, qui effectue ses recherches depuis son domicile grâce à la mise en ligne d’archives numérisées. Vous êtes peut-être un lecteur sans le savoir !

M comme Magasin : la conservation des archives s’effectue dans des locaux spécialement aménagés à cet effet que l’on appelle des magasins. Ces derniers répondent à des normes de sécurité et de construction particulières, destinées à préserver les documents sur le très long terme dans les meilleures conditions possibles.

N comme Numérisation : depuis le milieu des années 1990, la numérisation connaît un essor rapide dans les services d’Archives. Ce procédé, qui consiste à reproduire un document papier en une image, répond à un triple enjeu : préserver le patrimoine documentaire en allant au-devant de sa dégradation naturelle et en le protégeant des manipulations, faciliter l’accès aux archives et valoriser le patrimoine archivistique.

O comme Objet : vous pensez que les services d’Archives n’accueillent que des vieux papiers ? Détrompez-vous ! Les objets sont également des témoignages historiques aussi divers qu’improbables conservés au même titre que les documents administratifs, fiscaux ou familiaux. Il n’est donc pas rare de croiser au détour d’un rayonnage des médailles, des drapeaux, des échantillons de textiles, des valises, des mèches de cheveux, etc.

P comme Pièce : désigne la plus petite unité de description archivistique indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple, lettre, rapport, photographie, cahier, enregistrement sonore, etc.). Celle-ci est généralement conservée au sein d’un dossier, lui-même rattaché à une sous-série organique et/ou une série organique, puis à un fonds.

Q comme Qualités : être archiviste nécessite des qualités et des savoirs-faire spécifiques. À la fois sélectif et doté d’un bon esprit de synthèse, il doit être aussi minutieux et soigneux dans la manipulation des documents. Mais il doit aussi posséder un sens relationnel assez développé pour dialoguer avec le public et les services producteurs d’archives, bien loin de l’image de l’archiviste isolé au milieu de boîtes d’archives, dans une cave, triant des vieux papiers !

R comme Récolement : l’archiviste vérifie régulièrement les fonds dont il a la responsabilité. Pour cela, il dresse dans l’ordre des magasins et des rayonnages la liste des dossiers ou boîtes qui y sont conservés. Ce travail permet ainsi de constater les manques et l’état de conservation des documents. Le récolement constitue également un outil de gestion de l’espace et un moyen de prévoir les opérations de reconditionnement, de restauration, etc.

S comme SAE (système d’archivage électronique) : la conservation de manière pérenne des documents électroniques est désormais permise grâce au système d’archivage électronique. Il assure également leur confidentialité, leur intégrité, leur authenticité, leur sécurité et leur traçabilité. C’est ni plus ni moins l’équivalent du magasin d’archives pour les documents papier.

T comme Tableau de gestion : pour mener à bien sa mission de gestionnaire de l’information, l'archiviste s’appuie sur une série d’outils dont le plus connu est le tableau de gestion (aussi désigné sous le nom de tableau de tri ou référentiel de conservation). Ce dernier définit, pour chaque document produit ou reçu par un service dans le cadre de ses missions, les délais de conservation et leur sort final (tri, élimination, conservation).

U comme Utopie : croyance au tout numérique et à la disparition du papier (voir aussi la lettre D).

V comme Vrillette : un des pires ennemis du papier, du cuir et du parchemin ! Malgré sa petite taille et son caractère inoffensif, la vrillette est un insecte papivore capable de creuser des trous et des galeries. Elle peut ainsi endommager et détruire des registres, des reliures et des archives.

W comme série W : à l’inverse des autres séries qui reprennent un classement par grandes périodes et par thèmes, la série W est une série dite « ouverte » qui accueille l’ensemble des archives publiques postérieures à 1940 selon leur ordre d’entrée.

X comme XML (Extensible Markup Language ou langage de balisage extensible) : derrière ces trois lettres se cache un langage informatique qui, en structurant les données sous forme de balises, facilite les échanges automatisés sur internet de contenus complexes tels que les instruments de recherche. A noter que les archivistes utilisent plus spécifiquement le standard XML-EAD (Encoded Archival Description ou description archivistique encodée).

Y comme Yes ! : si vous êtes un habitué des salles de lecture, vous avez forcément entendu (ou crié) cette interjection d’origine anglaise pour signifier votre bonheur à l’occasion d’une trouvaille (voir aussi lettre J).

Z comme série Z : cette série est réservée aux archives privées entrées par voie extraordinaire, c’est-à-dire par don, dépôt ou achat. Jugées intéressantes sur le plan historique et patrimonial, ces archives proviennent de particuliers, d’érudits locaux, d’associations, d’entreprises, etc. Elles ont l’avantage d’apporter un autre regard sur le passé, plus vivant, que les documents purement administratifs.